Board
Admin

Communications

SMTP mail en SMS gateway configuratie

Actieve mail provider
SMTP configuratie
SMS Gateway

Automatisatie

Actieve regels, roadmap en recent log

🚧 Roadmap — geplande automatisaties
🤝
Intake — nieuwe overeenkomsten begrijpen
Automatisch nieuwe contracten analyseren en de juiste acties en stappen in het onboardingproces klaarzetten op basis van de overeenkomst.
Gepland
Automation rules
📧
Trigger: New customer created
Welcome email to customer
When a new customer is created on the New board, a welcome email is automatically sent to the customer's email address (if provided). The language follows the customer's setting (NL/FR/EN).
⚠️ New board only — not for Upsell or VDSL phase out
📧 Mail → customer
On
📋
Trigger: New customer created
Planning notification to internal team
When a new customer is created on the New board, an internal notification is sent to planning@telsmart.eu with the customer details so planning is informed immediately.
⚠️ New board only
📋 Mail → planning@telsmart.eu
On
📅
Trigger: Click "Confirm appointment"
Appointment confirmation
Via de 📅 Confirm appointment knop op een installatie of remote previsit kan een bevestiging, voorlopige bevestiging of herschikking worden verstuurd. Mail en/of SMS worden verstuurd op basis van de taaltemplate. De tekst is vooraf ingevuld maar bewerkbaar voor verzending.
📧 Mail → customer (optional) 💬 SMS → customer (optional)
Manual
🗺️
Trigger: Welcome email sent
Customer Journey tracking
When a welcome email is sent (automatically on creation, or manually via the button on the customer page), the date and recipient email are saved in the Customer Journey section of the customer.
🗺️ Date + recipient saved
Always
📝
Trigger: Every change
Activity log
Every stage change, created customer, sent message and attachment is automatically logged in the customer's activity stream (visible on the customer page under "Notes").
📝 Log entry created
Always
Messages & templates
Mail en SMS templates zijn configureerbaar per taal (NL / FR / EN) met de volgende placeholders:
{{naam}} {{datum}} {{engineer}} {{vestiging}} {{status}}
Recent automatic actions

Message Templates

Editable HTML per template type — NL / FR / EN

📧 Welkomsmail
Sent automatically when a customer is created. Placeholders: {{naam}} {{link}}
⏰ Herinnering formulier
Reminder to fill in the intake form. Placeholders: {{naam}} {{link}}
📅 Planningsbevestiging
Pre-filled text in the appointment confirmation dialog. Placeholders: {{naam}} {{datum}} {{engineer}} {{vestiging}} {{status}}

Users & Access

Beheer wie toegang heeft tot het portaal

Admin — full access + settings Contracts — can edit financial & agreements Viewer — read-only access
Loading…

Kanban Settings

Kolommen aanmaken, hernoemen, kleuren en volgorde

Sleep rijen om volgorde te wijzigen · Klik op de gekleurde stip voor kleur · Druk Enter om op te slaan

AI

Product parser — kies provider en model

Actieve AI provider
OpenAI API Key
Checking…
—

Key is stored encrypted in the database. Env var OPENAI_API_KEY takes priority if set.

Anthropic API Key
Checking…
—

Env var ANTHROPIC_API_KEY heeft prioriteit indien ingesteld.

Bord prompt

This single system prompt is sent to ChatGPT with the sales notes. It extracts everything at once: all products, CRM, installation contacts, addresses and referral source. Leave empty to use the built-in default.

Test the parser

Integrations

API-verbindingen met externe platformen

HubSpot
CRM — Deal sync, contacten
—
Voer de HubSpot Private App token in. De token heeft minimaal toegang nodig tot crm.objects.contacts.read en crm.objects.deals.read.
VELDMAPPING — HUBSPOT → ONBOARDING
HubSpot veld Onboarding veld
dealnameNaam
amountNetto omzet
hubspot_owner_idInterne contactpersoon (account manager)
interne_briefingNote — Interne briefing
bedrag_afkoopVoorziene afkoopbedrag
company → addressInstallatie — adres vestiging
leveringsadressen (custom object)Installaties — Planning (per vestiging)
Bijlagen (notes & emails)Bijlagen
Odoo
ERP — Orders, facturatie
Coming soon
Simple Simon
Field service — Planning & werk
Coming soon
Freshdesk
Support — Tickets & klanthistoriek
Coming soon

SLA

Service Level Agreements per klantprofiel

SLA-beheer komt hier

Wordt ingevuld in een volgende versie.

Webinar

Webinar planning en deelnemers

Webinar-beheer komt hier

Wordt ingevuld in een volgende versie.

Data & Backup

Database export en serverconfiguratie

Data wordt opgeslagen in een SQLite database op de server:

/var/www/onboarding/onboarding.db

De server draait via PM2. Herstart na wijzigingen altijd met:

cd /var/www/onboarding && pm2 startOrRestart ecosystem.config.js --update-env
⬇ Export JSON (volledig) ⬇ Export CSV (klanten) ⬇ Download database (.db)
Tip: plan een dagelijkse backup via cron: 0 2 * * * cp /var/www/onboarding/onboarding.db /var/backups/onboarding-$(date +\%Y-\%m-\%d).db

Webhooks

Inkomende endpoints voor portatie-automatisatie via Make.com

📥 Portatie status update

Roep dit endpoint aan vanuit Make.com om de status van een portatie bij te werken (accepted / rejected / scheduled). De fiche wordt automatisch bijgewerkt en er verschijnt een activiteitslog.

POST — Authorization: Bearer <token>
[ { "nummer": "050706010", "status": "accepted", "portage_datum": "2026-11-20", "donor": "Sewan" } ]

Geldige statussen: pending · scheduled · accepted · rejected · cancelled

📤 Portatie aanvraag trigger

Roep dit endpoint aan vanuit Make.com om een portatie-aanvraag te triggeren voor een bepaald nummer. Het systeem geeft de klantgegevens terug zodat Make.com de aanvraag kan doorzetten naar de provider.

POST — Authorization: Bearer <token>
{ "nummer": "050706010", "klant_id": 12 }

Gebruik dezelfde of een aparte token voor aanvragen. Roteer tokens hier als ze uitlekken.